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LA ESTANDARIZACION TECNOLÓGICA DE LOS DATOS FINANCIEROS

Aportado por: DAVID FERNANDO VALENCIA - PAULA ANDREA SUAREZ - OSCAR MARTINEZ SANCHEZ - CHRISTIAN JAHIR ALVARADO GARCIA

En la actualidad, no existe un formato común generalmente aceptado para los datos contenidos en los informes financieros. Por esta razón, los datos deben reintroducirse a menudo en las aplicaciones informáticas de los usuarios para su interpretación y tratamiento, o deben ser copiados y pegados de una aplicación a otra. Estos y otros problemas son los que va a resolver el lenguaje para el reporte financiero.

XBRL (extensible Business Reporting Language) es el nuevo lenguaje universal para hacer el reporte y análisis de la información financiera de las empresas vía Internet, este va a permitir la creación de informes financieros personalizados, a bajo costo y en un formato compatible con la mayoría de las aplicaciones informáticas de contabilidad y de análisis de datos. También va a permitir el intercambio automático de información entre diversas aplicaciones de software.

XBRL proporciona una plataforma común para el negocio crítico que divulga procesos y mejora la confiabilidad y la facilidad de comunicar datos financieros entre los usuarios internos y externos a la empresa de divulgación. 

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Sus Objetivos

  • El objetivo inicial de XBRL es el de proporcionar una estructura de trabajo basada en XML, que la red de suministro de información de negocios mundial utilizará para crear, cambiar y analizar la información financiera reportada, incluyendo la presentación de documentos reglamentarios, tales como, estados financieros trimestrales y anuales, información del libro mayor y programación de auditorias.
  • XBRL busca un beneficio para la entera red de suministro de información financiera, permitiendo que los contadores, asesores financieros, analistas e inversionistas
  • Obtengan información financiera con rapidez, confianza y consistencia vía la Internet.
  • XBRL no reemplaza el HTML pero en cambio si lo mejora, en su funcionalidad en Internet, por lo cual para ver un documento web no se estará sujeto a la parte estándar de las hojas de estilo que soportan los navegadores de Netscape o el de Microsoft, tampoco se estará atado a la plataforma: se podrá ver la misma información desde un PC o un celular con acceso a Internet.
  • La especificación del XBRL maximiza las prestaciones para todos los interesados que lo usan. La especificación pretende beneficiar a tres categorías de usuarios: 1) Los preparadores de la información financiera 2) Los intermediarios en los procesos de preparación y distribución 3) Los usuarios de información Financiera y los vendedores que suministran software y servicios para uno o más de estos tres tipos de usuarios.
  • Satisfacer la necesidad de contar con un lenguaje unificado en la comunidad de internacional de los negocios.

 

¿Cómo nace XBRL?

En abril de 1998, Charles Hoffman, investigaba el XML para los informes en formato electrónico de información financiera. Para ello, empezó a desarrollar prototipos de Estados Financieros y programas de Auditoría usando el XML.


El trabajo realizado se informó al AICPA en Septiembre de 1998. el high tech task force preparó una “descripción del tema” y propuso la creación de un prototipo de Estados Financieros usando XML. Este trabajo se presentó en octubre de 1998 al comité del AICPA, logrando que se financiara el proyecto planteado; en enero de 1999 se terminó el prototipo y se presentó, definiendo que el XML era importante para la profesión contable. El AICPA pidió que un plan de negocios se preparara para investigar el aspecto comercial del XML y en particular los estados financieros basados en XML. El proyecto fue llamado código

XFRML y fue completado en junio de 1999, y en julio el comité del AICPA aprobó financiar el proyecto. A partir de allí, numerosas empresas e instituciones profesionales se reunieron al esfuerzo como miembros del comité XFRML. Se creó un prototipo de XFRML, terminándolo en octubre de 1999. Fue usado en la creación de estados financieros de 10 empresas.

La primera reunión del comité XFRML se realizó en el AICPA (Nueva York) en octubre de 1999, el nombre de la organización cambió oficialmente a comité XBRL en abril del 2000. En julio del 2000, el comité XBRL anunció la presentación de la primera especificación para empresas estadounidenses para estados financieros. Los miembros en el comité XBRL aumentaron significativamente . El AICPA requirió que se preparara un plan de negocios para estudiar la factibilidad de reportes bajo XML y en particular XML como base para reporte de Estados Financieros. El proyecto fue codificado con el nombre de XFRML. Este plan de negocios fue terminado en Junio 15 de 1999. Este plan fue creación de Charles Hoffman, CPA (Independente CPA); Wayne Harding, CPA (Great Plains).

 

ORGANIZACIONES RELACIONADAS CON LA IMPLEMENTACION DE LA TECNOLOGÍA XBRL

El XBRL ha sido desarrollado por un consorcio internacional de empresas y organizaciones, patrocinado por el AICPA, entre las que se encuentran las grandes de la informática, de la contabilidad y la consultoría, e instituciones como el IASB (International Accounting Standards Board), el IMA (Institute of Management Accountants), el CICA (Canadian Institute of Chartered Accountants) o el ICAEW (Institute of Chartered Accountants in England and Wales), XBRL International, cuya Secretaría se encuentra en las oficinas de la AICPA en Nueva York. En la actualidad, debido al fuerte crecimiento experimentado en sus escasos dos años de existencia, XBRL Internacional se está articulando en torno al concepto de jurisdicción.

 

¿Cómo trabaja el XBRL?

XBRL es una agregación de programación de la computadora que marca cada segmento con etiqueta de la información automatizada del negocio con un código o un marcador de la identificación. En la mayoría de los casos, el software de la contabilidad insertará las etiquetas automáticamente. Si su plan contable carece la característica de XBRL, usted puede agregar las etiquetas usando un programa adicionado libre o un software modificado para requisitos particulares que marca las herramientas con etiqueta.

Los marcadores de la identificación permanecen con los datos cuando se mueven o se cambian. Así, no importa cómo usted (o, más exactamente, su software de uso, tal como una hoja de balance o un procesador de textos) ajustan el formato o cambian la información, los marcadores permanecen pegados a ella. Así un número identificado como representación, por ejemplo, de beneficio en los dólares de ESTADOS UNIDOS será reconocido siempre de esta manera. Las etiquetas típicas incluyen las identificaciones financieras tales como activos, activos actuales y efectos a cobrar (en el lenguaje de nuestro plan de cuentas en Colombia correspondería a activo, activo disponible y cuentas por cobrar). Si el programa de XBRL no contiene los marcadores de la identificación que resuelven las necesidades de su negocio, usted puede crear fácilmente sus propios marcadores y agregarlos porque el programa es completamente modificable.

De acuerdo con el lenguaje propio de lo contable una serie de elementos o etiquetas, con reglas autónomas y propias para ser cumplidas en el momento de procesar los datos en la elaboración del reporte es denominado diccionario de datos, el cual ha sido construido y ya se tiene lo que técnicamente se denomina una Taxonomía, la cual debe ser aceptada universalmente, como producto de acuerdos previos, obviamente el acuerdo implica que la definición de los elementos sea comprendida y aceptada por todos los participantes.del proceso. La taxonomía permite establecer los criterios para poblar el documento de instancia con los datos propios del informe, por tanto se constituye en la base sobre la cual gira todo el esquema. Ante esta circunstancia se concluye que todo creador o comercializador de software debería estar trabajando para etiquetar sus bases de datos de acuerdo con la taxonomía XBRL, en relación con la base comprensiva sobre la cual se pretenda generar los reportes, se tienen como ejemplo la taxonomía de IASB (traducida al español el 15 de noviembre del 2002, por el Ministerio de Ciencia y Tecnología de la Universidad de Huelva - España) . Existe otra alternativa la cual consiste en que los programadores de software creen los programas que permitan extraer los datos de las bases de datos de los sistemas de información contable propios de cada organización, de acuerdo con la taxonomía propia de la jurisdicción de cada país.
Una jurisdicción es una comunidad, normalmente de ámbito nacional, que tiene sus propias normas contables y que asume la responsabilidad del desarrollo local del XBRL, adopción del estándar, formación y otras actividades relacionadas con las anteriores.

Para constituir una jurisdicción, XBRL International establece, entre otros requisitos, que la jurisdicción esté representada por una organización independiente, sin ánimo de lucro y percibida por todos los miembros de la comunidad como neutral y la existencia de un número mínimo de empresas o instituciones miembros de la jurisdicción.  Las empresas pondrán a disposición de los usuarios de la información, en La red mundial de datos, “Documentos de Instancia” que contendrán los datos etiquetados de sus bases de datos en formato XML, los cuales son leíbles por la maquinas y por los seres humanos, con la garantía, adicional, de que cada dato tiene un significado claro y único para todos los participantes.

XML es independiente de la plataforma: trabaja con cualquier sistema operativo, en cualquier ordenador e incluso en teléfonos móviles. También es independiente de la aplicación y puede integrarse con casi todos los sistemas de bases de datos existentes en la actualidad. XML es simple pero ha creado furor en la industria -hasta el punto de que los principales fabricantes de software han prometido reelaborar sus productos para incorporarlo.

XBRL se deriva de la filosofía del XML de que los datos deben pertenecer a sus creadores y los suministradores de contenidos están mejor servidos con un formato de datos abiertos. Un formato de datos abiertos no solo no estará ligado a un lenguaje de script o herramientas de autor particulares, sino que además ofrecerá un estándar, independiente del fabricante, sobre el que diferentes sistemas puedan comunicar libremente.

XBRL pondrá la información financiera en contexto mediante:

  • Dominio/Jurisdicción. La primera cuestión en cualquier documento XBRL es la indicación de las normas contables bajo las que fue preparado: IAS, US-GAAP, España, UK, Alemania, EDIFACT, etc.
  • Industria. Dentro de un determinado campo o jurisdicción, puede haber extensiones específicas de la industria que den contexto a los usuarios. Por ejemplo, en Francia, una empresa puede estar catalogada en uno o varios de los 101 sectores industriales claramente descritos
  • Documento. XBRL está centrado en este momento en los informes financieros, pero habrá más documentos tipo en el futuro:
    • Estados Financieros
    • Libro Mayor
    • Informes sobre asientos de Diario
    • Informes sobre créditos
    • Informes sobre riesgo
    • Para complementar normas
    • Para complementar declaraciones de impuestos
    • Impresos sobre seguros
    • Escritos al Gobierno
    • Información comercial (Balanced scorecard, benchmarking, etc.)

Este último punto recoge todo el potencial de XBRL: sobrepasando la mera comunicación financiera y abarcando todo tipo de comunicación empresarial.

Por ejemplo, un cliente puede enviar un informe financiero a su banco utilizando su programa de contabilidad. En este caso, el programa puede crear automáticamente un fichero en un formato que el banco pueda importar fácilmente desde su sistema informático. Tradicionalmente esta información se ha enviado en formato Adobe Acrobat, con ficheros de Microsoft Word o como ficheros de texto. Sin embargo, estos formatos que pueden ser adecuados para un lector humano no facilitan la extracción de información a los programas informáticos. Otra opción podría ser trabajar con el departamento de contabilidad del banco para utilizar un formato determinado (por ejemplo ficheros de texto delimitados por comas). Por supuesto que si el banco decide mas adelante cambiar el formato de los ficheros para acomodarse a otros clientes, entonces el cliente tendría que introducir los cambios oportunos en el generador de informes financieros. XBRL ofrece una solución a este problema. Desde el programa de contabilidad del cliente se podría enviar por correo electrónico una copia del informe financiero en XBRL, que podría ser leído directamente por los sistemas informáticos del banco.

 

Ventajas de la implementación del XBRL

Las ventajas del XBRL incluyen:

  • La necesidad está dada para la estandarización del proceso de codificación, así que toda la información de un Estado financiero, por ejemplo, se puede fácilmente entender sin importar el programa o la plataforma usted utilice.
  • Búsquedas rápidas, exactas. Porque todos los datos en un archivo XBRL, ajustados al formato se marcan con etiqueta y la información relacionada se une; si busca investigar sobre los activos fijos con el balance y la depreciación, puede ahorrar más de la mitad del trabajo al conducir una búsqueda para hallar la información específica .
    • Por ejemplo, si usted busca el Internet para la información sobre los activos fijos de los motores generales, usted terminará probablemente para arriba con millares de sitios para explorar, y eso es uniforme con las mejores herramientas de la búsqueda. Pero con datos XBRL marcados con etiqueta, la búsqueda se reduce inmediatamente a sus datos específicos de información de activos fijos mientras que se relacionan de forma precisa con los balances y la depreciación.
      De hecho, si usted está recogiendo datos del activo fijo para comparar una operación de la compañía con otras; usted puede adaptar la búsqueda para los datos de sociedades múltiples y exportar la información recogida fácilmente en una hoja de balance para un análisis adicional; puesto que cada parte de la información se identifica con una etiqueta, las comparaciones y los cálculos pueden ser automatizados.
  • Rotulación de datos. Si usted prepara una pregunta de la búsqueda correctamente, usted puede rotular abajo a la fuente de datos e igualar la literatura autoritaria relacionada que apoya los datos, tales como tendencias y técnicas de la contabilidad. Esta característica también estará disponible en estados financieros XBRL marcados con etiqueta.
  • Registro de datos . En la mayoría de los casos, la información financiera necesitará ser digitada solamente una vez, reduciendo el riesgo del error en la entrada de datos. También, porque la información XBRLse ajusta al formato internacional, los usuarios no necesitarán cambiarlo al prepararla para ningún número de presentaciones, por ejemplo para imprimir un estado financiero, para crear un documento del HTML para el Web site de una compañía, para alistar un documento, para archivar o utilizar otro de los formatos de divulgación especializados tales como informes de crédito y documentos del préstamo. Tal ventaja reduce no sólo costos de la preparación y reduce la introducción de errores sino que también mejora el acceso del inversionista o del analista a la información.Usuarios receptores de la información. Una organización que usa XBRL no será requerida para divulgar más información que la que ella desea. Los usuarios controlarán los datos que divulgan, no deben realizar un cambio a los estándares existentes de la contabilidad, los usuarios encontrarán las plantillas de XBRL apropiadas en la conformación con estándares existentes.
  • XBRL ampliará las oportunidades profesionales para CPAs y otros ejecutivos financieros y además, agrega valor a la información financiera para todos los usuarios: interventores, contabilizadores, banqueros, accionistas y, cualquier persona que crea, aplicaciones o acceso de los datos del negocio de una organización.
  • XBRL para Estados Financieros será útil para la preparación y generación de los llamados estados financieros de propósito general, incluyendo sus notas.
  • XBRL para reportes de Gerencia: Se podrá rescatar al nivel de informes gerenciales cualquier dato documental dentro de un sistema de información contable o Gerencial,de manera natural al interactuar directamente con las bases de datos.
  • XBRL para la información de los Libros Contables; interactúa fácilmente con los datos transaccionales del sistema de información contable, intercambiando datos entre diferentes ambientes e integrando diferentes aplicaciones.
  • XBRL para reportes de impuestos: XBRL facilitara el intercambio de datos a nivel de impuestos, adaptándose a formatos establecidos, a su vez facilitara la tarea de los auditores de impuestos en el cruce y comparación de datos entre diferentes entidades.
  • XBRL para reportes administrativos: Informes internos de propósito específico serán fácilmente generados, los cuales podrán tener el nivel de detalle adecuado a las circunstancias al no ser de dominio publico.
  • XBRL para elaboración de papeles de trabajo: Este es un método estándar de preparar papeles de trabajo que soporte un informe financiero. Siendo útil tanto en una auditoria interna o externa.
  • XBRL para Reportes de Negocios: Se podrán genera informes bajo diferentes metodologías incluyendo balance con metodología Scorecard y otros más.
  • XBRL para entidades de vigilancia y control: Las entidades de vigilancia y control podrán crear sus propias estructuras de acuerdo con sus necesidades de información, sin causar ningún trauma operativo dentro de las organizaciones, lo cual les permitirá además de reducir sus esquemas operativos internos profundizar en su nivel de análisis y control.

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